¿Cómo implantar un sistema de gestión de calidad en mi empresa?

Son cada vez más los empresarios que se preguntan “¿Qué es un Sistema de Gestión de Calidad?”, ya que es un procedimiento cuya implementación está trayendo realmente muy buenos resultados en diversos ámbitos.

Es cierto que es un concepto que puede resultar un tanto ambiguo, difícil de definir o demasiado grande, por lo que aquí hablaremos de qué significa, sus principales características, cómo se implanta y los beneficios que te va a traer para que lo tengas en cuenta para el futuro de tu compañía. 

Un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) es un conjunto de elementos relacionados entre sí, basados y orientados de una manera particular y con una política de trabajo clara para que la empresa pueda alcanzar sus objetivos.

Los componentes pueden ser recursos humanos, económicos, infraestructura, conocimientos y experiencia, razón por la cual es factible que traten sobre una disciplina o varias, dependiendo de la finalidad de las compañías.

Por ejemplo, algunas empresas implementan este método con el objetivo de lograr un Sistema de Gestión de Calidad Ambiental, Seguridad de la Información, Seguridad Alimentaria o Seguridad o Salud en el Trabajo, entre otros. 

En resumen, es un conjunto de elementos relacionados entre sí que están organizados de una determinada manera para alcanzar la máxima calidad en un producto o servicio. 

El éxito de la implementación del sistema de calidad va a depender de la relación que se establezca entre estos cuatro elementos:

Cuando se implementa un sistema de calidad, los recursos humanos son el elemento más valioso porque sin personas, las empresas no funcionan. Es por eso por lo que lo más importante es ser exigentes y cuidadosos con todos los trabajadores.

Está claro que todos los empleados no son iguales, ni tampoco tienen el mismo grado de compromiso para con la compañía, razón por la cual mantener a todos contentos es una tarea sumamente compleja.

Por esta razón, es imprescindible que identifiques a los trabajadores con conocimientos, experiencia y habilidad para observar quienes son idóneos para la tarea que necesitas. Lógicamente, es clave también el grado de motivación que demuestren.

Si hay empleados que no están a la altura de las circunstancias, o los notas desmotivadas, puedes conversar con ellos para encontrar la manera de que den el máximo de sus posibilidades. Si no cambian, lamentablemente el despido será inevitable.

Para implementar un eficiente sistema de calidad en tu empresa vas a necesitar dinero, al menos un poco. Como mínimo, precisas invertir en el mantenimiento de la infraestructura y en la formación / capacitación de tus empleados.

Si bien todo el Sistema de Gestión de Calidad puede estar basado en protocolos de actuación, procedimientos y registros, es aconsejable que trabajes con un software o aplicación web para tener todo bajo control.

Sin trabajadores e infraestructura, ninguna empresa puede funcionar. Es por eso por lo que este es otro punto importante del Sistema de Gestión de Calidad. Hablamos de la edificación, equipos – incluyendo si utilizas software o hardware – y demás elementos que ayudan a que se pueda trabajar con comodidad en tu compañía.

Es imprescindible que la infraestructura sea proporcional al tamaño de la firma. Es que tener instalaciones por encima del uso que le puedas dar, va a resultar en un problema económico por su mantenimiento.

Y si sucede lo contrario, seguramente va a haber inconvenientes en lo que respecta a la producción diaria, por falta de espacio o de equipamiento. 

El último de los elementos que componen un Sistema de Gestión de Calidad es el conocimiento y la experiencia, dos valores intangibles que hacen referencia a las vivencias previas adquiridas durante la vida de tu empresa.

En cualquier trayectoria corporativa hay aciertos y errores, por lo que lo más importante es aprender de todo eso para reducir el margen de error y hacer las cosas cada vez mejor hasta lograr la perfección.

Lograr implementar un eficiente Sistema de Gestión de Calidad te va a permitir gozar de los siguientes beneficios:

Las empresas con una buena implementación de un SGC logran altos niveles de eficiencia porque establecen pautas claras para ser seguidas por todos los empleados, que llevarán a cabo sus tareas de forma más sencilla y menos agotadora. 

Las funciones claras y bien definidas, los sistemas de capacitación previamente establecidos y una comprensión por parte de los trabajadores sobre lo importante que es su labor hará que todos tus empleados sean más felices en la empresa. Lógicamente, esto se verá reflejado en un incremento notorio de la productividad.

Al implementar un sistema de calidad, los directivos sabrán qué mejoras deben llevar a cabo para el crecimiento de la empresa. Esto es posible gracias al análisis de la documentación del negocio, que, si está bien organizado, le permitirá corregir errores y tomar decisiones correctas. 

ISO 9001 es una marca mundial de gestión de calidad que establece las normas y requisitos para la implementación de un SGC. Al poner en marcha este método, tu empresa será digna de confianza, un aspecto que te ayudará mucho si lo que buscas es exportar a nivel internacional.

ISO 9001, además, establece los estándares de calidad que las empresas deben seguir para que un producto o servicio sea de primer nivel. En consecuencia, si te guías por estos modelos, lograrás que tus clientes estén cada vez más satisfechos.

Los beneficios de implementar correctamente un sistema de calidad son a mediano y largo plazo, pero lo que es seguro es que es un método que hará que tu empresa sea mejor de lo que ya es porque alcanzarás el rendimiento que siempre deseaste.